Должностная инструкция начальника отдела по управлению персоналом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Цель

должности:

Решаемые задачи:

Начальник отдела по управлению персоналом относится к категории руководителей.

Основной целью деятельности  начальника отдела по управлению персонала является обеспечение конкурентных преимуществ Общества за счет создания эффективной кадровой политики, позволяющей формировать команду высококвалифицированных специалистов, развивать и мотивировать персонал к рациональному и эффективному труду.

- Разработка и внедрение кадровой политики предприятия;

- Подбор, адаптация, расстановка, закрепление персонала;

- Повышение профессионального уровня сотрудников;

- Мотивация персонала;

- Обеспечение эффективного использования персонала;

- Постановка и контроль системы учета движения персонала;

- Обеспечение здоровых и безопасных условий труда;

- Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства;

Требования

к образованию:

 Высшее образование (экономическое, инженерно – экономическое, психологическое),  и стаж работы на руководящих должностях не менее 2 лет;

Обязательные требования

к квалификации:

Аналитические, организационные и коммуникативные навыки.

Владение программным пакетом 1С – «Зарплата и кадры», MS Office на уровне уверенного пользователя;

Опыт организации корпоративных мероприятий, владение методиками социологических и социально –психологических методик  диагностики персонала;

Должен знать

- Руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятий торговли;

- Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы, касающиеся вопросов труда и социального развития;

- Цели, стратегию развития и бизнес – план предприятия;

- Профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;

- Методику планирования и прогнозирования потребности в кадрах;

- Конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;

- Методы анализа количественного и качественного состава работающих;

- Формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

- Передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персонала;

- Современные теории управления персоналом и его мотивации;

- Основы производственной педагогики;

- Этику делового общения;

- Основы организации делопроизводства;

- Систему стандартов по труду, трудовых нормативов;

- Порядок заключения трудовых договоров, тарифных соглашений и регулирование трудовых споров;

- Трудовое законодательство;

- Экономику, социологию и психологию труда;

- Формы и системы оплаты труда, его стимулирования;

- Методы оценки работников и результаты их труда;

- Передовые технологии кадровой работы;

- Стандарты и унифицированные формы кадровой документации;

- Технологический процесс;

- Экономику, организацию производства и труда;

- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности;

- Правила внутреннего распорядка;

Личностные качества

Лидерство, коммуникабельность, энергичность, креативность, ответственность, внимательность, пунктуальность, организаторские способности, позитивный настрой.

Назначение на должность

Начальник отдела по управлению персоналом назначается на должность и освобождается приказом Генерального директора Общества.

Замещение

В период временного отсутствия  Начальника отдела по управлению, его обязанности выполняются иным лицом, назначенным в установленном порядке Генеральным директором Общества.

Общие  показатели эффективности

Динамика показателей  текучести персонала;

Уровень производственной дисциплины;

Рост  профессионализма персонала;

Соблюдение графика документооборота;

Социально – психологический климат;

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Функции

и стандарты исполнения:

Маркетинговые исследования рынка труда

Стратегическое развитие

Планирование персонала

Кадровое обеспечение деятельности Общества

Организация труда и планирование рабочего времени

Адаптация персонала

Обеспечение повышения уровня квалификации персонала

Управление трудовой дисциплиной

Мотивация персонала и оплата труда

Формирование

корпоративная культура

Правовое обеспечение кадровой работы.

ДОУ

Высвобождение персонала

Управление деятельностью отдела

Обеспечение сохранности имущества

Охрана труда и техника безопасности

·  Регулярно осуществляет мониторинг рынка труда на территории нахождения Общества, его подразделений, в том числе мониторинг:

                       - уровня заработных плат в аналогичных организациях по аналогичным профессиям, должностям и специальностям (не реже 1 раза в полугодие);

                       -  специфики предложений на рынке труда (не реже 1 раза в год);

                       -  уровня квалификации торгового персонала предприятий конкурентов (не реже 1 раза в квартал);

·  Ежегодно, до 15 декабря текущего года организует мероприятия по анализу эффективности кадровой политики предприятия, в том числе:

                       - анализ текучести кадров;

                       - анализ социально – психологического климата;

                       - анализ удовлетворенности трудом и заработной платой;

·  Вносит предложения на рассмотрение руководства по корректировки кадровой политики Общества;

·  Разрабатывает (вносит изменения) кадровую политику на следующий год и передает на утверждение Генеральному директору Общества не позднее 15 января текущего года;

·  Ежегодно, не позднее 15 декабря текущего года разрабатывает (корректирует), согласует с руководителями подразделений и передает на утверждение Генеральному директору документ «Структура и штатная численность».

·  Анализирует потребность в персонале с учетом развития организации;

·  Обеспечивает своевременное внесение изменений в документ «Структура и штатная численность», в том числе готовит проект приказа о внесении изменений и передает на утверждение Генеральному директору;

·  Осуществляет контроль над соблюдением штатной дисциплины;

·  Ежемесячно осуществляет анализ обеспеченности  предприятия персоналом;

·  Определяет требования к кандидатам на открытые вакансии;

·  Организует мероприятия по поиску и подбору кадров:

           -  Осуществляет взаимодействие с центрами занятости, кадровыми агентствами;

           -  Организует процесс размещения информации об открытых вакансиях в   СМИ;

           -  Осуществляет анализ резюме (анкет) соискателей на вакансию на предмет соответствия требованиям;

           - Осуществляет первичное собеседование с кандидатами  и организует дополнительное собеседование с руководителем подразделения, имеющего открытую вакансию;

           -  Обеспечивает  проверку наличия и достоверности документов, необходимых для оформления трудовых отношений;   

           - В случае необходимости организует конкурсный отбор, тестирование кандидатов;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления трудовых отношений, в том числе:

           -  Оформление документов по учету кадров;

          -   Оформление и подписание трудового договора;

           -  Оформление и подписание договора о материальной ответственности;

           -  Оформление и своевременное подписание приказа о приеме на работу; 

·  Участвует в разработке организационной структуры предприятия;

·  Участвует в разработке Положений о подразделениях;

·  Руководит работами по разработке должностных инструкций;

·  Осуществляет контроль над исполнением функциональных обязанностей;

·  Контролирует (не позднее 1 числа текущего месяца) своевременность и правильность составления плана –   графика работы сотрудников подразделений;

·  Руководит разработкой  графика отпусков на следующий год и предоставляет на утверждение Генеральному директору не позднее 12 декабря текущего года;

·  В случае необходимости своевременно вносит корректировки в график отпусков;

·  Контролирует исполнение регламента по введению в должность;

·  Осуществляет организацию рабочего места сотрудника;

·  Разрабатывает и контролирует реализацию индивидуальной программы по введению в должность;

·  Осуществляет мониторинг процесса адаптации сотрудника посредством еженедельного собеседования с сотрудником и его руководителем до завершения испытательного срока;

·  В случаях необходимости принимает меры по повышению эффективности процесса введения в должность и устранения причин препятствующих этому;

·  Контролирует сроки завершения испытательного срока и вносит предложения по досрочному завершению испытательного срока либо о расторжении трудового договора в случае несоответствия должности;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления документации по завершению испытательного срока либо об оценке сотрудника, являющейся основанием для признания несоответствии должности;

·  Организует работу по оценке (аттестации) уровня квалификации сотрудников:

           -  Руководит работами по разработке стандартов качества;

           - Организует работы по определению требований к квалификации сотрудников подразделений с учетом результатов анализа конкурентов;

           -  Организует работы по разработке методик оценки и аттестации сотрудников;

           - Не реже 1 раза в год организует мероприятия по оценке и аттестации персонала в соответствии с Положением об аттестации;

           - Организует мероприятия по внеплановой аттестации в соответствии с Положением об аттестации;

           -  Организует мероприятия по независимой оценке качества обслуживания;

           - Контролирует своевременность и правильность оформления кадровой документации по организации и проведению аттестации

·  Организует  работу  по повышению квалификации персонала:

           -  Осуществляет работу по определению потребности в обучении;

           -  Разрабатывает план – график обучения и повышения квалификации персонала;

           -  Осуществляет взаимодействие с учебными центрами по заключению договоров на обучение и повышение квалификации персонала;

           - Контролирует своевременность и правильность оформления ученических договоров;

           -  Организует и контролирует процесс обучения; 

·  Организует работу по подготовке кадрового резерва:

-   Разрабатывает и реализует программу работы с кадровым резервом;

-   Разрабатывает систему замещения руководителей;

·  Вносит предложения по ротации кадров;

·  Контролирует своевременность оформления кадровой документации по кадровому перемещению;

·  Ежеквартально предоставляет Генеральному директору отчет о результатах реализации программы по обучению и повышению квалификации персонала;

·  Руководит работами по учету рабочего времени, в том числе:

-  Ежедневно осуществляет контроль над бесперебойной работой сканера;

-  Ежедневно осуществляет контроль выхода сотрудников на работу;

- Контролирует своевременность предоставления оправдательных документов по факту опозданий, невыходов на работу;

- Требует предоставления объяснительных по факту опозданий, невыходов на работу в случаях отсутствия оправдательных документов;

-  Ежемесячно (не позднее 5 числа текущего месяца)   осуществляет проверку табеля учета рабочего времени;

·  Осуществляет контроль над соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины, в том числе:

           - Ежедневно контролирует соответствие внешнего вида сотрудников установленному стандарту;

- Направляет на медицинское освидетельствование сотрудников с признаками алкогольного или наркотического опьянения;

- Регистрирует и своевременно рассматривает служебные и докладные записки по фактам нарушения трудовой дисциплины;

-  Осуществляет плановые проверки удаленных точек на предмет соблюдения графика работы и трудовой дисциплины ( не реже 2 раз в месяц);

·  Ведет журнал дисциплинарных замечаний (регулярно);

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет организацию заседания дисциплинарной комиссии;

·  Обеспечивает документирование результатов заседания дисциплинарной комиссии и подготовку проектов приказов по дисциплинарным взысканиям и поощрению сотрудников;

·  Ежемесячно, (не позднее 10 числа)  обеспечивает доведение результатов заседания  дисциплинарной комиссии до сотрудников предприятия на общем собрании коллектива; 

·  Участвует в разработке штатного расписания в части оплаты труда в качестве консультанта по вопросам рыночной стоимости специалистов на рынке труда, определении принципов дифференциации оплаты труда с учетом статуса, квалификации, объемов работ и т.д., влиянии тех или иных форм и размеров оплаты труда на мотивацию;

·  Разрабатывает и внедряет утвержденные Генеральным директором предложения и программы нематериального стимулирования сотрудников, конкурсов на определение лучших по профессии и др.;

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) осуществляет контроль своевременности и правильности оформления и предоставления табелей по КТУ в соответствие с Положением о КТУ;

·   Обеспечивает занесение результатов работы подразделений сбыта в «Экран показателей»;

·  Осуществляет контроль реализации программы по мотивации сотрудников к здоровому образу жизни и ежемесячно (не позднее 5 числа) готовит проект приказа о премировании некурящих и наложении санкций на курящих сотрудников организации;

·  Ежемесячно (не позднее 5 числа) оформляет документы на оплату переработок на основании анализа служебных записок руководителей подразделений;

·  Вносит предложения на рассмотрение руководства по вопросам изменения размера вознаграждения за труд в связи с изменением функционала сотрудника, увеличение норм обслуживания или объемов работ;

·  Руководит работами по разработке (корректировке) принципов корпоративной культуры организации;

·  Контролирует соблюдение положений корпоративной политики;

·  Осуществляет разъяснительную и воспитательную работу с сотрудниками, нарушающими стандарты корпоративной культуры;

·  Организует корпоративные мероприятия, приуроченные к праздничным и иным значимым для предприятия  датам;

·  Организует мероприятия по поздравлению именинников, юбиляров;

·  Организует процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе;

·  Выявляет причины неудовлетворенности сотрудников и вносит предложения по устранению психотравмирующих факторов;

·  Организует мероприятия по разработке/корректировке (в случае необходимости) Правил внутреннего распорядка, трудовых и ученических договоров, а также их правовую экспертизу (совместно с юрисконсультом);

·  Обеспечивает юридическую силу документов по оформлению приема, увольнения, дисциплине и т.д.;

·  Организует работы по разработке регламентов работы отдела, ДОУ и графика документооборота;

·  Осуществляет регулярный контроль над текущей деятельностью отдела по управлению персонала на предмет соблюдения правил и норм оформления кадровой документации, графика документооборота;

·  Выясняет причины увольнения сотрудников по собственному желанию;.

·  В случае необходимости  участвует в решении конфликтных ситуаций, являющихся причиной увольнения сотрудника;

·  Контролирует своевременность и правильность оформления документов по увольнению сотрудника.

·  Контролирует передачу документов и ТМЦ по акту передачи, в случае увольнения сотрудников;

·  Организует работы по определению областей управления и распределению функционала между сотрудниками отдела.

·  Организует работы по разработке (корректировке) Положения о подразделении, должностных инструкций сотрудников отдела.

·  Контролирует и координирует деятельность структурных подразделений в части собственной компетенции.

·  Бережно относиться к имуществу предприятия;

·  Контролирует  своевременную организацию инвентаризацию и передачу ТМЦ в отделах в случаях ухода в отпуск заведующего отдела, увольнении более 50% сотрудников отдела;

·  Контролирует отсутствие задолженности сотрудника перед предприятием, в том числе по ученическим договорам в случае увольнения последнего;

·  Обеспечивает соблюдение сотрудниками службы правил и норм по охране труда и технике безопасности;

·  Участвует в реализации мероприятий по ОТ и ТБ;

Полномочия:

Ответственность

· Знакомиться с проектами руководства, имеющими отношение к непосредственной компетенции  начальника отдела по управлению персоналу.

· Участвовать в обсуждении проектов, имеющих отношение к непосредственной компетенции  начальника отдела по управлению персоналом;

· Представлять интересы Общества во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления в пределах своей компетенции;

· Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

· Требовать предоставления необходимой информации для решения возложенных на него задач от подчиненных ему должностных лиц, в соответствие с выполняемыми функциональными обязанностями согласно их должностным инструкциям и матрицы распределения функций;

· Проводить обследования, проверки, анализ работы структурных подразделений, подчиненных ему должностных лиц по любым вопросам, входящим в его компетенцию, давать указания по исправлению выявленных недостатков;

· Вносить предложения по поощрению работников и наложению взыскания за нарушение Устава, правил внутреннего распорядка, регламентов деятельности.

· Распоряжаться имеющимися в распоряжении финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и техническими ресурсами, принимать решения по их перераспределению в соответствие с планом экономического развития.

· Организовывать и проводить оперативные и деловые совещания, собрания трудового коллектива Коммерческой службы.

·  Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим документом  должностных обязанностей несет начальник по управлению персоналом, в том числе за:

·  несвоевременное или некачественное выполнение   должностных обязанностей, определенных данным документом, нарушение Устава, Правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и иных локальных актов предприятия.

·  совершение в процессе осуществления трудовой деятельности правонарушения;

·  причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации;

·  последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом предприятия, иными нормативно – правовыми актами; Начальник отдела по управлению персоналом не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права;

·  недобросовестное использование имущества и средств предприятия в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Общества;

·  предоставление недостоверной информации, или несвоевременное предоставление информации о результатах собственной деятельности непосредственному руководителю;

·  неисполнение плановых мероприятий по обучению персонала и повышения квалификации;

·  не соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины, инструкций по охране труда, техники безопасности, технике пожарной безопасности;

·  разглашение коммерческой тайны в пределах установленных законодательством РФ;

Ответственность сотрудника наступает по факту выявленного нарушения в порядке, формах и размере, предусмотренных законодательством РФ, нормативными  документами организации.

Координации:

Подчинен:

Генеральному  директору

Подчиненные:

Административное подчинение: Инспектор по кадрам;

Коммуникации:

§  Со всеми руководителями Служб и управлений, начальниками отделов в пределах своей компетенции.

Отчитывается:

Перед Генеральным директором;

Показатель/периодичность:

Еженед.

Ежемес.

Ежекв.

Ежегод.

Аналитический отчет о реализации плана мероприятий

Х

Отчет о текучести кадров

Х

Х

Отчеты по результатам исследований

Х

Дата

Содержание

Подписи